Orden ministerial que supondrá la eliminación de la obligación de disponer de un “Libro de Visitas” de la Inspección de Trabajo

Las reglas previstas en la nueva Orden trasladan de las empresas a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social las obligaciones relacionadas con la necesidad de documentar y dejar constancia de las actuaciones inspectoras realizadas en las visitas a las empresas o en las comparecencias de éstas en las oficinas de la Inspección.

El pasado 12 de septiembre se ha publicado en el Boletín Oficial del Estado la Orden ESS 1452/2016, de 10 de junio, por la que se regula el modelo de diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Esta nueva regulación elimina de manera definitiva el Libro de Visitas de la Inspección, tanto en formato físico papel, como en formato electrónico.

La nueva Orden ministerial regula los hechos y actos que deban incorporarse a las diligencias, su formato y su remisión a los sujetos inspeccionados, teniendo en cuenta que, en lo posible, se utilizarán medios electrónicos y que no se impondrán obligaciones a los interesados para adquirir o diligenciar cualquier clase de libros o formularios para la realización de dichas diligencias.

En su artículo 1, determina la obligación de los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores Laborales, de extender diligencia, con ocasión de cada visita a los centros de trabajo o comprobación por comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas.

Por tanto, los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores Laborales, cuando realicen las visitas a los centros de trabajo o realicen las pertinentes comprobaciones por comparecencia en dependencias públicas, extenderán diligencia en el modelo previsto en el anexo de la Orden y podrán utilizarse los medios electrónicos. Se extenderá una diligencia  por cada visita o comprobación, reflejando las materias o aspectos examinados y demás incidencias concurrentes.

Cada ejemplar de diligencia entregado o remitido a la empresa, deberá ser conservado a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un plazo de cinco años, a contar desde la fecha de expedición de cada uno de ellos.

También deberán conservarse a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, los Libros de Visitas así como los modelos de diligencia extendidos con anterioridad a la entrada en vigor de la presente orden, por un período de cinco años, a contar desde la fecha de la última diligencia realizada. Durante dicho período, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social conservará las diligencias efectuadas en los Libros de Visitas Electrónicos. Dentro de dicho plazo, las empresas afectadas podrán solicitar copia de las diligencias a ellas referentes.

En base a esto, no se tramitarán nuevas solicitudes de alta en la aplicación del Libro de Visitas Electrónico, ni se permitirán nuevas diligencias en el mismo.

Diligencias de actuación

• Los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y los Subinspectores Laborales, con ocasión de cada visita a los centros de trabajo o comprobación por comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas que realicen, extenderán diligencia sobre tal actuación, con sujeción a las reglas previstas a la nueva Orden ministerial.
• Se extenderá una diligencia por cada visita o comprobación, reflejando las materias o aspectos examinados y demás incidencias concurrentes.

Se hará constar:

• Lugar y fecha de expedición de la diligencia, determinando si dicha diligencia se ha practicado con ocasión de visita o comprobación por comparecencia.
• Identificación del funcionario actuante, Cuerpo al que pertenece. Si la actuación se realizase por más de un funcionario, incluyendo a los técnicos habilitados que acompañen al inspector de Trabajo y Seguridad Social, la diligencia se suscribirá por el Inspector que dirija las actuaciones,  quien reseñará la identidad de los demás funcionarios que hubieren intervenido.
• Datos de la empresa/centro de trabajo en el que se realiza la actuación inspectora, haciéndose constar, cuando sea posible, la siguiente información: nombre, razón social, NIF, actividad, dirección de correo electrónico, domicilio del centro de trabajo.
• Nombre y apellidos, DNI/NIE, en su caso, de la persona que haya atendido al funcionario actuante en el desarrollo de las actuaciones, cuando haya prestado su colaboración, así como el carácter o representación con que interviene.
• Circunstancias de la colaboración de los representantes de los trabajadores en el desarrollo de las actuaciones, si se hubiese producido.
• Materias o aspectos examinados y demás circunstancias concurrentes.

La Orden contempla que el modelo se confeccione en versión bilingüe en las Comunidades autónomas con lengua cooficial.