Si la Inspección de Trabajo viene a mi empresa ¿Qué documentos me pueden pedir?

Si tenemos una empresa y recibimos la visita de un Inspector o Subinspector de Trabajo no significa por ello que hayamos cometido ninguna infracción, ni tampoco que hayamos sido denunciados previamente. En este post indicamos cuáles son los documentos más frecuentes que nos pueden solicitar en una Inspección de Trabajo.

Recibir en nuestra empresa una inspección es algo normal y así debe ser entendido, ya que la función de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social es controlar y vigilar que empresas y trabajadores cumplan con las responsabilidades administrativas y de seguridad que exige la ley, lo que repercute en beneficio de todos, tanto de la propia empresa como de cada uno de sus trabajadores.

Además, la actuación de la Inspección de Trabajo garantiza que allá donde se cometen infracciones puedan ser subsanadas, lo que redunda en la mejora del mercado de trabajo al controlar las condiciones en las que éste se desempeña, contribuyendo a evitar accidentes y enfermedades y cumpliendo con ello una función responsable ante la sociedad, más allá de la puramente administrativa y formal.

Para realizar ese control, además de las inspecciones visuales que sobre el terrero realiza el inspector, en donde se pueden localizar los problemas de seguridad en tiempo real, también nos pueden solicitar una serie de documentos que estamos obligados a conservar y presentar, bien allí mismo, o bien porque nos los requieran con posterioridad.

En este sentido es necesario indicar que esos documentos debemos tenerlos en correcto estado de acceso y conservación, sin tachaduras, manchas o cualquier otra circunstancia que pudiera hacer dudar de su veracidad, o de nuestra propia diligencia a la hora de custodiarlos. (Por ejemplo, no sería buena señal que nos solicitaran un documento obligado y tardemos más de lo normal en encontrarlo).

Por tanto, a modo de resumen y con el objeto de ofrecerte una información práctica que pueda ayudarte, te indicamos a continuación los documentos más frecuentes que puede solicitar un Inspector de Trabajo.

• Libro de visitas (porque a pesar de que ha dejado de ser obligatoria su presentación, sustituyéndose por el Libro de Visitas Electrónico, las empresas deben conservar los antiguos Libros de Visitas un mínimo de cinco años a contar desde la fecha de la última diligencia realizada, así como conservar durante idéntico plazo las diligencias que en el futuro efectúe la Inspección de Trabajo en el modelo oficial).
• Libro de contabilidad (diario mayor y balances).
• Comunicación de apertura de la autoridad laboral.
• Escritura de constitución de la sociedad.
• Declaración del Impuesto de Sociedades.
• Declaración de retenciones del IRPF (es el modelo 190).
• Declaración de operación con terceros (es el modelo 347).
• Cuadro horario lo más detallado posible y calendario laboral.
• Resumen de horas extraordinarias
• Parte de alta y baja de los trabajadores.
• Parte de Alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
• Recibos de salarios.
• El justificante de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social.
• Los justificantes de que se está pagando a la Seguridad Social.
• Los contratos de trabajo presentados ante la Oficina de Empleo y el justificante de su comunicación.
• En el caso de que nuestra empresa tenga trabajadores extranjeros, las autorizaciones de trabajo y documentación en regla de cada uno de los trabajadores.
• Documentación relacionada con la Prevención de Riesgos Laborales: medidas de protección, material preventivo de accidentes de trabajo, resultados de los controles de salud, evaluación de riesgos y planificación de la acción preventiva, una relación sobre los accidentes de trabajo, etc.
• Documento de Asociación (a efectos de accidentes de trabajo).
• Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social.
• Documento acreditativo de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE).

¿Sabías que…?

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) – de acuerdo con lo previsto en la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, el RD 138/2000 de 4, de febrero así como en la Orden Ministerial de 12 de febrero de 1998 – es la organización administrativa responsable del servicio público de control y vigilancia del cumplimiento de las normas de orden social que incluye los servicios de exigencia de las responsabilidades administrativas pertinentes en que puedan incurrir empresas y trabajadores, así como el asesoramiento e información a los mismos en materia laboral y de seguridad social (que pueda suscitarse con ocasión del ejercicio de la acción inspectora).

Para la prestación de los servicios a los ciudadanos la ITSS cuenta con funcionarios de nivel técnico superior y habilitación nacional pertenecientes al Cuerpo Superior de Inspectores de Trabajo y de Seguridad Social y que realizan sus funciones con el mandato de estricto cumplimiento de los principios de independencia técnica, objetividad e imparcialidad prescritos en los convenios internacionales número 81 y 129 de la Organización Internacional del Trabajo.

Las funciones de inspección de apoyo, colaboración y gestión precisas para el ejercicio de la labor inspectora son desarrolladas por los funcionarios del Cuerpo de Subinspectores Laborales, con la misma habilitación nacional.